Ons proces
Het orderproces gaat in 4 stappen van order naar factuur. Tijdens deze reis wijzigt de order continu van inhoud en status. De status van een order is (in volgorde):
Orderaanname
De reis van de order begint bij de orderaanname. Dit is stap 1 van het orderproces. De orders kunnen op verschillende manieren binnenkomen.
- Telefonisch
- Internet
- Klanten Portaal en app's
- Wegingen
Planning & Uitvoering
De aangemaakte orders komen in de "orderbak" terecht. Dit is stap 2 van het orderproces! Vanuit de orderbak worden de orders simpel door Drag&Drop op een voertuig ingedeeld. De planner bepaalt de volgorde van de uit te voeren orders. De benodigde documenten zijn aan de orders gekoppeld en de medewerker/chauffeur krijgt de order in de telefoon/tablet of boordcomputer.
De medewerker/chauffeur kan de orders in de telefoon/tablet aanvullen en afhandelen. Er kunnen gewichten, aantallen, foto's en handtekeningen en notities gemaakt worden. De orders krijgen de status uitgevoerd als de chauffeur de order heeft uitgevoerd.
Order Controle
De uitgevoerde orders komen op de administratie. Dit is de 3e stap in het proces. De administratie controleert de orders op correctheid en compleetheid. Indien nodig kunnen de orders nog aangepast worden en documenten kunnen nog worden toegevoegd.
Als de controle is uitgevoerd worden de orders "gereed gemaakt voor facturatie". De reis is bijna ten einde.
Facturatie
Vanuit de Order Controle komen de orders in de laatste fase terecht. Stap 4; de facturatie!
De orders worden eerst omgezet naar concept facturen. Hierin kan nog een visuele controle gedaan worden. Daarna worden de orders definitief gemaakt en naar de klanten gestuurd. De bijlagen (weegbonnen, inkoopbonnen vrachtbrieven) worden met de factuur meegestuurd naar het ingestelde mailadres van de klant.
Ook worden direct de financiële boekingen gemaakt in het financiële pakket. Er zijn diverse veel gebruikte koppelingen standaard beschikbaar.