Ons proces
Bij OMS4Business verloopt het orderproces op een efficiënte en gestroomlijnde manier, van het moment van aanname tot en met de facturatie. Gedurende dit proces verandert de status van de order continu. Denk hierbij aan statussen zoals: aangemaakt, ingepland, uitgevoerd, gereed voor facturatie en uiteindelijk gefactureerd.
Orderaanname
Het orderproces binnen onze software begint altijd met het aanmaken van een order. Dit kan op twee manieren: handmatig of volledig automatisch. In veel gevallen ontvangt een medewerker een orderaanvraag telefonisch of per e-mail. Deze wordt vervolgens handmatig ingevoerd, zodat het verdere proces in gang kan worden gezet.
Maar het kan ook eenvoudiger. Dankzij slimme oplossingen zoals onze mobiele apps, klantenportaal of koppelingen met weegsystemen en webshops kunnen orders automatisch worden aangemaakt. Handmatige invoer is dan niet meer nodig – de order wordt direct aangemaakt en is klaar voor verdere verwerking. Dit bespaart tijd, verkleint de kans op fouten en zorgt voor een soepel verlopend orderproces.
Planning & Uitvoering
Vervolgens belandt de order in de centrale orderlijst, ook wel de orderbak genoemd. Hier plant de planner de orders in door middel van een eenvoudige drag & drop-functionaliteit, waarbij ze gekoppeld worden aan voertuigen en routes. Documenten zoals instructies of vrachtbrieven worden direct aan de order toegevoegd worden. De chauffeur of medewerker ontvangt alle benodigde informatie digitaal op zijn telefoon, tablet of boordcomputer.
Tijdens de uitvoering van de opdracht kan de chauffeur direct relevante gegevens vastleggen, zoals gewichten, aantallen, foto’s, notities en handtekeningen. Zodra de opdracht is afgerond, wordt de status van de order automatisch bijgewerkt.
Order Controle
Na de uitvoering van de order wordt deze doorgestuurd naar de administratie voor een controle. In deze fase wordt zorgvuldig nagegaan of alle gegevens correct, compleet en up-to-date zijn. De administratie verifieert onder andere of de juiste aantallen, gewichten en andere specifieke gegevens van de order goed zijn vastgelegd. Ook worden eventuele documenten, zoals weegbonnen en begleidingsbrieven gecontroleerd op volledigheid.
Indien er onvolkomenheden of discrepanties worden ontdekt, kunnen de gegevens worden aangepast of aangevulde documenten toegevoegd. Dit zorgt ervoor dat alle informatie correct is voordat de order verder wordt verwerkt. Zodra de administratie bevestigt dat alles in orde is, wordt de order klaargemaakt voor de volgende stap: de facturatie.
Facturatie
Tot slot wordt de order omgezet naar een conceptfactuur. In deze fase wordt de factuur gegenereerd op basis van de gecontroleerde ordergegevens en is het mogelijk om deze visueel te controleren. Dit biedt de mogelijkheid om een laatste blik te werpen op de factuur voordat deze definitief wordt gemaakt. Indien er onverhoopt nog aanpassingen nodig zijn, kunnen deze snel en eenvoudig worden doorgevoerd. Zodra de factuur correct is, wordt deze definitief gemaakt en gereed voor verzending.
De factuur wordt vervolgens automatisch verstuurd naar het opgegeven e-mailadres van de klant. Bij de factuur worden alle bijbehorende documenten toegevoegd als bijlagen. Dit zorgt ervoor dat de klant alle relevante informatie in één keer ontvangt, wat het proces voor zowel de klant als de administratie versnelt en vereenvoudigt.
Tegelijkertijd wordt de financiële boeking van de factuur automatisch verwerkt in het gekoppelde boekhoudsysteem. Dit betekent dat de transactie onmiddellijk wordt vastgelegd, wat zorgt voor een naadloze integratie tussen de orderverwerking en de financiële administratie. OMS4Business biedt standaardkoppelingen met diverse veelgebruikte financiële pakketten.